Руководство компании решает автоматизировать бизнес-процессы. Изучает сайты готовых решений и запрашивает коммерческие предложения. Интересуют цена, функции и сложность внедрения. Стоит ли рассматривать разработку ПО под заказ или ограничиться готовыми решениями?

Выбор зависит от этапа развития компании. Готовое решение — оптимальный вариант на стадии становления и интенсивного роста. Бизнес-процессы постоянно меняются, появляются новые отделы и должности — заказывать разработку рискованно. Придется периодически пересматривать логику продукта, а это дополнительные затраты. Функций готовых решений хватает, чтобы закрыть основные потребности и сосредоточиться на развитии. Качество продукта или услуги, уровень сотрудников и энтузиазм основателя на данном этапе важнее, чем используемое решение для автоматизации.

Оптика «Vision+» доросла до двух салонов. Вести базу в Excel стало неудобно. Появившийся в компании маркетолог просил объединить данные по клиентам из разных салонов.

Директор начал изучать сайты и выбрал для тестирования Bitrix24 и amoCRM. Сравнивали и пробовали работать в них сотрудники центрального офиса, а не салонов. Битрикс показался удобнее, в итоге остановились на нём.

Сотрудник знакомого помог настроить и перенести базу. Сложнее было обучить врачей и линейный персонал в салонах оптики. Привыкали к новому тяжело, особенно возрастные сотрудники. Внедрение заняло два месяца. Главное — продукт решал важные задачи, не требовал персонала для поддержки и стоил около 5000 рублей в месяц.

Преимущества готовых программных продуктов

Бесплатные версии для тестирования

Отзывы и примеры использования

Низкая стоимость в месяц

Быстрый запуск продукта

Большое количество функций

Много специалистов по продукту

Когда компания доживает до этапа зрелости, бизнес-процессы в ней формализуются. Стабилизируется организационная структура. Повышается важность контроля и соответствия продукта выстраиваемым бизнес-процессам. Компания выбирает одно из двух направлений:

  1. Переход на более функциональную версию продукта, обычно серверную, которая в долгосрочном периоде выгоднее. Хороший вариант, если нужна минимальная доработка продукта.
  2. Поиск разработчиков, которые создадут ПО под индивидуальные запросы компании, если готовые решения не подходят.

Через 3 года «Vision+» стала одной из крупнейших сетей оптик в регионе. Акцент сделали на качество медицинских услуг и продажах от врачей. Процесс работы стабилизировался. В 2012—2014 годах «Vision+» открывала 1−3 новых салона в год. База клиентов стала больше 200 000.

После открытия шестого салона в компании задумались о переходе на 1C: ERP с расчетом на 16 пользователей в центральном офисе и по 2 в каждом салоне (консультант и врач). Нужно было добавить алгоритм работы врачей с пациентами, бонусную программу лояльности и интернет-магазин контактных линз, а также учесть работу от двух юридических лиц. Медицинские услуги и товары проходили под ООО, а солнцезащитные очки и аксессуары под ИП. Стоимость доработки и изначальное несоответствие запросам настораживали. Специализированные решения для оптик не от 1С не устраивали функциональностью.

Недостатки готового ПО

Большие затраты при ежемесячной оплате в долгосрочном периоде

Наличие у многих продуктов ограничений на количество пользователей

Отсутствие адаптированных под отрасль решений

Несоответствие особенностям работы компании

Необходимость платных доработок

Сложность отстройки от конкурентов на уровне автоматизации

В основе разработки на заказ — потребность в ПО, которое будет максимально соответствовать специфике работы компании. Поэтому важно детально изучить все готовые варианты и определить, что не устраивает в каждом. Стоимость не может быть ключевым фактором.

Поиск подходящего программного продукта в «Vision+» затянулся на год. Коммерческие предложения и презентации не давали уверенности.

На выбор повлиял друг директора. Он показал решение, которое заказывал для своего ресторана. Удобное разделение на услуги и продукты понравилось владельцу «Vision+». По логике он увидел много похожего на работу оптики.

Разработчики ПО для ресторана оценили создание продукта под сеть оптик в 260 000 рублей. Через три месяца он был готов без интеграции с интернет-магазином, которую добавили позже. Еще практически два месяца занял полный переход на новое ПО.

Преимущества индивидуального продукта

Нет ограничений на количество пользователей

В долгосрочном периоде ниже стоимость из-за внедрения только нужных функций

Учет всех особенностей работы компании

Простота изменений или введения новых функций

Выстраивание преимуществ перед конкурентами на уровне ПО

Легкость масштабирования

Несмотря на плюсы, разработка собственного продукта подойдет немногим компаниям. Необходимо быть готовыми к большим временным затратам и вовлечению сотрудников на первом этапе. Подходить к продукту как фактору конкурентоспособности компании.

Когда разработчики создавали продукт для «Vision+», главный бухгалтер была в отпуске. После возвращения она отметила несоответствия в техническом задании, о которых в компании никто не знал. Даже директор. Стоимость продукта увеличилась на 63 000, время перехода — на три недели.

Практически сразу наняли сотрудника, который со стороны сети оптик сопровождал программный продукт: устанавливал и настраивал в новых офисах, составлял технические задания для редких доработок, администрировал. Директор решил не отдавать эти функции разработчикам, так как в компанию давно требовался системный администратор.

Недостатки разработки ПО на заказ

Сложность выбора подрядчика

Высокие временные затраты в начале разработки

Необходимость привлечения сотрудников разных отделов

Высокая цена ошибки на этапе проектирования

Отсутствие готовых обучающих материалов для новых сотрудников

Необходимость поддержки со стороны разработчика или штатного специалиста